WORD - COMBINAR CORRESPONDENCIA

Usando esta funcionalidad podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. 

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona).

Otros Ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. 

Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

1.Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

2. Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento. 

Pasos para combinar

1.Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco un documento que ya contenga el texto fijo.

2.Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso.

3. Elegir el tipo de documento que queremos generar y  hacer clic en Siguiente.

4. Se define el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado, en este caso documento actual.

5. Se selecciona el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente, y en la opción Examinar..., buscar el archivo que contiene el origen de datos. Y damos click en siguiente.

6. Se añade los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

7. Examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. 

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente

8. Para terminar hacer clic en Siguiente..

•Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

•Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento Editar cartas individuales.