EXCEL - FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

Las funciones pueden utilizarse como elemento único para obtener un resultado, o también como parte de una fórmula.

ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…; argumentoN )

Esto es:

1.Signo igual (=).

2.Nombre de la función.

3.Paréntesis de apertura.

4.Argumentos de la función separados por puntos y comas.

5.Paréntesis de cierre.

NOTA: Existen funciones que no reciben argumentos.

INSERTANDO FUNCIONES

Al escribir una función única o como parte de una fórmula, se obtiene ayuda interactiva de manera automática, facilitando la escritura de la misma, por ejemplo:

Si en una celda escribimos =s, se obtienen todas las funciones que comienzan con la letra “s”, de donde podremos ver el significado o uso de dicha función:

Sí se escribe por completo el nombre de la función y el símbolo paréntesis de apertura “(“, se obtiene la ayuda para completar la función, por ejemplo:

Otra opción es insertar una función en lugar de escribirla por completo, realizando lo siguiente:

• Posición ese en la celda donde desea insertar la función y en la ficha Fórmulas vaya al grupo Biblioteca de funciones y escoja la categoría de la función que dese insertar función.
  
• Dentro de la categoría seleccionada escoja la función que desee insertar.
• En el cuadro de dialogo Argumentos de función, escriba los argumentos necesarios para completar la función y presione aceptar. 

EXCEL - FÓRMULAS

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Se utilizan para obtener resultados a partir del uso de signos o símbolos universales para realizar operaciones, tales como:

+ (suma)

- (resta)

* (multiplicación),

/(división), etc.

Todas las fórmulas de Excel pueden contener cualquiera de los siguientes elementos:

•Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto
también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar
encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

•Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras
fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que
contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula.

•Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores
matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para
la multiplicación.

•Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar
funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la
cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Tipos de operadores 

Operadores aritméticos

Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias

de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos.

Operadores de comparación

Permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO.

Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de

Excel que nos permiten ejecutar una  acción al cumplirse la condición

establecida

Operadores de texto

Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto

Operadores de referencia

Nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia.

Jerarquía de los símbolos operacionales 

Para obtener el resultado que esperamos, necesitamos escribir dicha fórmula

basándonos en reglas matemáticas universales, las cuales se emplean según la

posición y la importancia del símbolo operacional que se incluya en la fórmula. 

REFERENCIAS

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de

cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los

datos que desea utilizar en una fórmula. 

REFERENCIAS RELATIVAS

•De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de

insertar una referencia de celda en una fórmula. 

•Las referencias relativas son actualizadas automáticamente por Excel al

momento de copiar la fórmula a otra ubicación.

REFERENCIAS ABSOLUTAS

•A diferencias de las referencias relativas, las referencias absolutas no se

modifican aunque copiemos la fórmula a otras celdas. 

•Para hacer que una referencia se convierta en absoluta utilizamos el símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna y fila de la referencia.

Para convertir una referencia relativa en una referencia a bsoluta se colocar el cursor de la barra de fórmulas sobre la referencia que deseamos transformar y entonces pulsar la tecla F4.

REFERENCIAS MIXTA

•Están formadas por una mezcla entre referencia absoluta y referencia relativa.

•Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo está inmovilizada la fila o la columna.

•Para hacer que una referencia se convierta en mixta utilizamos el símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna o  fila de la referencia.

•La referencia de columna absoluta identifica una columna absoluta y una fila relativa. Por ejemplo $A1, $B5, $D4.

•La referencia de fila absoluta es una combinación de columna relativa y fila absoluta. Por ejemplo A$2, B$7, C$3.

EXCEL - CONCEPTOS BÁSICOS

Excel, es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula.

A través de esta herramienta se facilita la realización de todo tipo de cálculos con operadores matemáticos y funciones simples.

CONCEPTOS BÁSICOS

Desplazamiento por la hoja

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen una o varias hojas de cálculo. para movernos de una hoja a otra.

1.  Usando la  barra de etiquetas.

2. Usando la  Combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: 

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas, para ello debemos situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir

Modificar y borrar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

•Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición.

•Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

Cambios de estructura

Alto de fila

•Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

•Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

•Al final soltar el botón del ratón.

      Autoajustar alto de fila

•Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.

•Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Ancho de columna

•Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

•El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

•Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. 

•Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar ancho de columna

•Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna.

•Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna

Cambiar el nombre de la hoja

•Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.

•Escribir el nuevo nombre de la hoja y pulsar Enter.

Ocultar hojas

•Hacer clic derecho sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.

•Seleccionar la opción Ocultar

Mostrar hojas Ocultas

•Hacer clic derecho sobre el nombre de una hoja en su etiqueta.

•Seleccionar la opción Mostrar

•Seleccionar la hoja que se desea mostrar y dar clic en aceptar

Copiar hoja.

•Haga clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que desea copiar.

•Seleccione la opción mover o copiar

•Seleccione la opción hacer una copia.

•Si se desea hacer una copia en otro libro, además de lo anterior seleccione el libro al cual desea hacer la copia.

Mover hoja.

•Haga clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que desea mover.

•Seleccione la opción mover o copiar

•Seleccione la posición a la que se quiere mover la hoja.

•Si se desea mover la hoja a otro libro, además de lo anterior seleccione el libro al cual desea hacer la copia.

•

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

•Hacer clic derecho sobre el nombre de la hoja a la cual se le desea cambiar el color, elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.

•Seleccionar el color deseado.

•Para quitar el color de la etiqueta de la hoja, siga el primer paso y se selecciona la opción sin color.

Seleccionar varias/todas las hojas

•Si desea seleccionar varias hojas, haga clic sobre la hoja inicial y manteniendo la tecla CTRL sostenida marque las hojas que desea seleccionar.

•Si desea seleccionar todas las hojas, de clic derecho sobre una de las hojas del libo y seleccione la opción seleccionar todas las hojas 

WORD - COMBINAR CORRESPONDENCIA

Usando esta funcionalidad podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. 

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona).

Otros Ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. 

Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

1.Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

2. Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento. 

Pasos para combinar

1.Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco un documento que ya contenga el texto fijo.

2.Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso.

3. Elegir el tipo de documento que queremos generar y  hacer clic en Siguiente.

4. Se define el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado, en este caso documento actual.

5. Se selecciona el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente, y en la opción Examinar..., buscar el archivo que contiene el origen de datos. Y damos click en siguiente.

6. Se añade los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

7. Examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. 

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente

8. Para terminar hacer clic en Siguiente..

•Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

•Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento Editar cartas individuales.